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El módulo de ventas de EASYMAX® se encarga de los aspectos relacionados al manejo de clientes. Permite definir el flujo de trabajo operativo, a través de la creación y asociación de documentos de venta con el fin de establecer puntos de control, a los cuales el sistema hace seguimiento.
La ficha de clientes incluye: nombre, cédula, dirección fiscal, dirección de entrega, contactos, teléfonos, fax, celular, página Web, E-mail, RUC; además incluye información como grupo, zona y categoría, vendedor, cobrador, transporte, régimen de impuestos, forma de cobro, límite de crédito, rangos de precios y descuentos, mecanismo de retención del ISLR y formatos de factura y cotización, entre otros.
EASYMAX® trae los siguientes documentos pre-configurados: Cotizaciones, Pedidos, Notas de Entrega, Facturas de Ventas, Notas de débito y Devoluciones / Notas de Crédito. Para evitar la doble entrada de datos, el sistema viene configurado para que las cotizaciones, pedidos, notas de entrega o Facturas, puedan intercambiar cualquier información entre sí, independientemente de si estos están procesados o han sido asignados a otro Cliente.
Un documento de venta puede realizar movimientos sobre el auxiliar de cuentas por cobrar, de tesorería y/o de inventarios. Así, por ejemplo, una factura de venta puede cobrarse de contado y el sistema de forma automática generará en el módulo de finanzas la entrada de dinero.
En los renglones del documento de venta se pueden incluir artículos registrados en Inventario y/o Servicios, cambiar un producto por otro equivalente en los casos en que se agote la existencia, modificar la descripción de un renglón. En la venta no sólo se registra el precio y el costo promedio de lo vendido, sino también el serial o lote seleccionado.
EASYMAX® permite definir un número ilimitado de precios o tarifas por producto. Cada cliente puede tener 1 tarifa por omisión, más esta puede cambiarse al momento de elaborarse el documento.
En el caso de cobros en monedas distintas a aquella en la cual se creó el documento de venta, el sistema generará automáticamente la Nota de Crédito o débito por diferencial cambiario.
El editor de cuentas por cobrar ofrece un estado de cuenta en línea por cliente. Adicionalmente, permite la cancelación o abono de uno o varios documentos de venta. Toda cancelación o abono puede registrarse en combinaciones de los siguientes medios de cobro: efectivo, cheques, tarjeta de crédito y/o tarjeta de débito.
